Những người góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ

– Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử (LTLS) thì việc tu bổ bồi nền có vai trò quan trọng, giúp gìn giữ lâu dài tài liệu, phục vụ công tác nghiên cứu, tra cứu của các tổ chức, cá nhân. Để làm tốt điều này, Trung tâm LTLS tỉnh trực thuộc Sở Nội Vụ đã bố trí đội ngũ viên chức phụ trách công việc này. Bằng sự say mê, nhiệt huyết và trách nhiệm, họ đã và đang góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.

Đối với cả nước nói chung và Lạng Sơn nói riêng, tài liệu LTLS đóng vai trò quan trọng, chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu sáng tạo của Nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, là cơ sở quan trọng trong nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm, bài học trong quá khứ, định hướng chiến lược, xây dựng cơ chế chính sách trên mọi lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật… Vì vậy, bảo quản và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong đó, tu bổ bồi nền tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu LTLS có nguy cơ bị hư hỏng.

Viên chức Trung tâm LTLS tỉnh thực hiện tu bổ bồi nền tài liệu lưu trữ bằng phương pháp truyền thống

Năm 2014, Chi cục Văn thư – Lưu trữ (tiền thân của Trung tâm LTLS hiện nay) trực thuộc Sở Nội vụ đã khảo sát, thống kê có hơn 66.000 tài liệu cần tu bổ bồi nền, theo đó, giai đoạn từ năm 2014 đến hết năm 2019, chi cục đã thực hiện tu bổ bồi nền được 22.030 trang tài liệu. Năm 2020, Trung tâm LTLS tỉnh được thành lập, cùng với các nhiệm vụ khác, trung tâm tiếp tục thực hiện công tác tu bổ bồi nền đối với các tài liệu LTLS có dấu hiệu xuống cấp. Hiện tại, Trung tâm LTLS tỉnh đang lưu trữ hồ sơ, tài liệu của 32 cơ quan, tổ chức hành chính của tỉnh từ năm 1945 đến nay với tổng số trên 40.000 hồ sơ, 800 m giá tài liệu cùng một số tư liệu, sử liệu quý hiếm như: bản sao bức thư của Chủ tịch Hồ Chí Minh khen ngợi quân dân Lạng Sơn năm 1949; Hồ sơ giới thiệu tình hình đặc điểm tỉnh Lạng Sơn từ năm 1961…

Những năm qua, lãnh đạo Trung tâm LTLS tỉnh đã chỉ đạo phòng chuyên môn, kiểm tra, rà soát các phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ, thống kê số lượng những tài liệu có tình trạng vật lý kém để đưa ra tu bổ bồi nền và xây dựng kế hoạch bồi nền theo phương pháp truyền thống. Đồng thời, trung tâm đã bố trí đầy đủ đội ngũ viên chức (4 người) thực hiện tu bổ bồi nền tài liệu đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, 100% viên chức thực hiện công tác tu bổ bồi nền tài liệu lưu trữ đều có trình độ đại học và chứng chỉ nghề.

Chị Hoàng Minh Hà, Trưởng Phòng Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, người có 9 năm gắn bó với việc tu bổ bồi nền tài liệu lưu trữ cho biết: Tôi bắt đầu công việc bồi nền tài liệu từ năm 2014, trải qua nhiều thăng trầm, tôi thực sự yêu công việc bồi nền tài liệu. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, tập trung cao độ, có những tài liệu đã bị mủn, mất chữ, tôi phải lấy dụng cụ gắp từng mảnh nhỏ, sắp xếp lại đảm bảo đúng chỗ, không bị mất thông tin. Khó khăn là vậy nhưng mỗi khi nhìn những tài liệu lưu trữ được tu bổ sạch đẹp, tôi lại thấy vui vì đã góp một phần nhỏ bé của mình vào việc gìn giữ lâu dài khối tài liệu quý giá này.

Bên cạnh đó, từ năm 2020 đến nay, trung tâm tổ chức cho đội ngũ viên chức tham quan, học hỏi kinh nghiệm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước); tổ chức tập huấn công tác tu bổ bồi nền tài liệu lưu trữ bằng phương pháp thủ công nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện công tác này.

Chị Vi Thị Bé, viên chức Phòng Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ cho biết: Khi mới bắt tay vào làm (năm 2020), tôi còn nhiều bỡ ngỡ, đặc biệt chưa có kinh nghiệm chọn giấy để bồi nền, tuy nhiên, thông qua chuyến đi thực tế, lớp tập huấn cùng với những kiến thức học hỏi đồng nghiệp và tự mày mò của bản thân, tôi đã làm quen với công việc. Hiện nay, mỗi ngày tôi tu bổ bồi nền được khoảng 40 – 50 tài liệu.

Tính đến nay, Trung tâm LTLS tỉnh đã tu bổ bồi nền được 41.000 tờ tài liệu thuộc phông tài liệu UBND tỉnh giai đoạn 1945 – 1975. Bà Mạc Thị Cúc, Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh cho biết: Với trách nhiệm và tình yêu nghề, các viên chức đã miệt mài, cần mẫn, tỉ mỉ thực hiện những biện pháp kỹ thuật tu bổ bồi nền theo quy trình quy định. Thời gian tới, đối với số lượng tài liệu lưu trữ còn lại, chúng tôi sẽ chỉ đạo đội ngũ này tiếp tục theo dõi, nếu tài liệu có dấu hiệu hỏng, xuống cấp thì trung tâm sẽ xây dựng kế hoạch và tổ chức tu bổ bồi nền kịp thời, đáp ứng đúng quy trình kỹ thuật, góp phần kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ.