Ứng dụng công nghệ số: Người dân làm thủ tục hành chính nhanh gọn, hiệu quả

Nhờ hướng dẫn cụ thể từng khâu, quy trình giải quyết thủ tục hành chính được rút gọn rõ rệt, không xảy ra tình trạng người dân phải chờ đợi quá lâu, góp phần mang lại sự hài lòng cho nhân dân.

Số lượng hồ sơ, thủ tục hành chính tăng lên rất nhiều, song với việc ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số, bố trí cán bộ hướng dẫn tại các điểm phục vụ hành chính công đã giúp người dân giải quyết thủ tục, hồ sơ nhanh chóng, giảm thời gian đi lại.

Đây là một trong những điểm nhấn tích cực sau một tháng vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp trên địa bàn Hà Nội (từ 1/7/2025).

Thay đổi từ tư duy “quản lý” sang tư duy “phục vụ”

Tại phường Cửa Nam, một trong những điểm nhấn đáng chú ý khi vận hành chính quyền 2 cấp là phường triển khai Robot AI cho việc đón tiếp người dân tại điểm phục vụ hành chính công. Robot sẽ hỗ trợ hướng dẫn quy trình thủ tục, tra cứu thông tin và chỉ dẫn vị trí quầy làm việc thay cho nhân viên lễ tân. Điều này không chỉ giảm tải áp lực công việc mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền thân thiện, hiện đại và thông minh.

Bên cạnh đó, phường Cửa Nam cũng tổ chức truyền thông đến các tổ dân phố, hướng dẫn người dân làm quen với hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Với 331 thủ tục hành chính vốn thuộc thẩm quyền cấp quận/thành phố giải quyết nay được phân cấp về các phường. Đây là thay đổi lớn về thẩm quyền và trách nhiệm, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, cũng như năng lực của từng cán bộ cơ sở.

Bà Trịnh Ngọc Trâm, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường Cửa Nam cho biết là cấp chính quyền gần dân, sát dân nhất, phường Cửa Nam đã ứng dụng chuyển đổi số trong chỉ đạo, điều hành, cải cách thủ tục hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp.

“Từ việc trao đổi cùng các chuyên gia, các trường đại học cũng như tranh thủ xin ý kiến các cấp lãnh đạo và mạnh dạn đưa robot AI phục vụ hành chính công, chúng tôi mong muốn rằng chính quyền cơ sở gần dân, sát dân như một không gian thực sự thân thiện và gần gũi với người dân,” bà Trâm nói.

Trong sáng 31/7, Ủy ban Nhân dân phường Cửa Nam tổ chức Lễ phát động hưởng ứng Chỉ thị số 11/CT-UBND của Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội về triển khai Chiến dịch "45 ngày đêm ra quân hỗ trợ hoạt động chuyển đổi số tại các xã, phường trong giai đoạn đầu vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp."

Theo bà Trịnh Ngọc Trâm, Chiến dịch "45 ngày đêm" là một cơ hội quan trọng để tạo ra bước đột phá trong công cuộc chuyển đổi số tại phường Cửa Nam. Phường đã xây dựng kế hoạch vạch ra một lộ trình hành động toàn diện, quyết liệt với phương châm "Lấy người dân làm trung tâm, lấy hiệu quả phục vụ làm mục tiêu."

Phường cũng triển khai các điểm "Bình dân học vụ số lưu động" hỗ trợ người dân kê khai hồ sơ trực tuyến, cài đặt ứng dụng. Đặc biệt, ưu tiên người cao tuổi, người khuyết tật và các hộ cận nghèo; tổ chức tập huấn kỹ năng số cho cán bộ, công chức, viên chức…

Còn tại phường Long Biên, ghi nhận tại Điểm phục vụ hành chính công cho thấy các khâu từ tiếp đón, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả đều được thực hiện theo quy trình đúng quy định. Mặc dù lượng người dân đến làm thủ tục hành chính khá đông, nhưng mọi hoạt động tại Điểm vẫn triển khai nhịp nhàng, hiệu quả.

Để giúp người dân thuận tiện trong giải quyết thủ tục hành chính, ngoài đội ngũ cán bộ công tác tại Điểm phục vụ hành chính công phường, Đoàn Thanh niên phường đã bố trí đoàn viên, thanh niên trực tại Điểm để hỗ trợ người dân.

Nhờ bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ và hướng dẫn cụ thể từng khâu, quy trình giải quyết thủ tục hành chính được rút gọn rõ rệt, không xảy ra tình trạng người dân phải chờ đợi quá lâu, góp phần mang lại sự hài lòng cho nhân dân. Kết quả này là minh chứng cho quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng và sự đồng thuận cao trong cả hệ thống chính trị.

Bà Nguyễn Thùy Dương, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Long Biên chia sẻ, ngay khi phường Long Biên đi vào hoạt động, lãnh đạo phường đã chỉ đạo quán triệt tinh thần phục vụ cao nhất, không để công việc bị gián đoạn. Bộ phận tiếp công dân và Điểm phục vụ hành chính công đã được đầu tư đầy đủ, hiện đại. Bảng điện tử niêm yết thủ tục thay thế bảng giấy giúp người dân dễ dàng tra cứu. Công chức chuyên môn được nhắc nhở thường xuyên về kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ văn minh, chuyên nghiệp.

Cách triển khai đúng quy trình, trách nhiệm của cán bộ, công chức đã đem đến sự hài lòng không chỉ về thời gian xử lý công việc, nhiều người dân còn đánh giá cao sự tôn trọng, nhẹ nhàng và thân thiện trong cách giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức tại Điểm phục vụ hành chính công phường Long Biên. Sự thay đổi từ tư duy “quản lý” sang tư duy “phục vụ” đã và đang lan tỏa rõ nét tại nơi đây.

Không chỉ tinh gọn về tổ chức, chính quyền phường Long Biên đang xây dựng nền hành chính công phục vụ, hiện đại và minh bạch hơn. Phường cũng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính. Việc kê khai hồ sơ an sinh, đăng ký định danh điện tử, tiếp nhận phản ánh của công dân được thực hiện linh hoạt như tiếp nhận trực tiếp, qua phần mềm quản lý dân cư, Zalo phường, Cổng Dịch vụ công quốc gia…

Mô hình "hai phục vụ" phát huy hiệu quả

Có thể thấy, triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, khối lượng công việc chuyển về phường tăng đáng kể, để đáp ứng được công việc, đội ngũ cán bộ, công chức tại Điểm phục vụ hành chính công phường tập trung rà soát các quy định mới, nghiên cứu cách triển khai thực tế để giải quyết thủ tục cho người dân trên địa bàn.

Anh Nguyễn Minh Dũng, công chức tại Điểm phục vụ hành chính công phường Long Biên cho biết dù khối lượng công việc lớn khi được phân cấp, ủy quyền, song mỗi cán bộ, công chức luôn nỗ lực khắc phục khó khăn để xây dựng một chính quyền gần dân, sát dân, phục vụ nhân dân tốt hơn.

Trong khi đó, tại xã Minh Châu, để vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, địa phương đã sớm triển khai mô hình "hai phục vụ" tại Điểm hành chính công và đến tận hộ dân để hỗ trợ người yếu thế trong giải quyết thủ tục hành chính. Hiện tại xã đang tiếp tục triển khai Chiến dịch “45 ngày đêm ra quân hỗ trợ hoạt động chuyển đổi số” với những cách làm mới, mô hình mới.

Theo ông Đinh Tuấn Anh, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã Minh Châu, việc số hóa, ứng dụng công nghệ cũng được chú trọng, 100% cán bộ công chức sử dụng chữ ký số, hệ thống quản lý văn bản được đưa vào vận hành, triển khai chương trình khám sức khỏe cộng đồng với mục tiêu 100% người dân được khám sức khỏe định kỳ hằng năm và có hồ sơ sức khỏe điện tử-một bước tiến nổi bật trong chuyển đổi số y tế cơ sở.

Mặc dù ghi nhận nhiều điểm tích cực, song thực tế cho thấy, diện tích và vị trí của Phòng tiếp công dân và Điểm tiếp nhận, phục vụ hành chính công của nhiều xã, phường còn chưa đáp ứng được tốt nhu cầu giao dịch của người dân, doanh nghiệp nhất là những thời điểm đông công dân đến giao dịch.

Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả trong công việc, nhiều xã, phường kiến nghị thành phố tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cơ sở, đáp ứng được yêu cầu khi đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp trước đây thuộc cấp huyện.

Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường Yên Sở Vũ Tuấn Đạt cho biết khi vận hành hệ thống dịch vụ công, cán bộ, công chức còn gặp nhiều trở ngại. Cụ thể, hệ thống dịch vụ công của Hà Nội không hiển thị được số lượng hồ sơ trong lĩnh vực chứng thực, dù cán bộ đã lập sổ trên hệ thống, đồng thời, chưa thực hiện được hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực liên thông giữa 3 cơ quan về đăng ký hộ tịch, bảo hiểm xã hội và đăng ký, quản lý cư trú; thủ tục chứng thực bản sao điện tử.

Trong khi đó, phần mềm quản lý hộ tịch thỉnh thoảng bị lỗi, chậm khai thác được thông tin dữ liệu đã số hóa của các đơn vị khác nên cán bộ gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính cần dữ liệu hộ tịch điện tử./.